Sparen, sparen, sparen - oberste Devise in jeder marktwirtschaftlichen Institution. Doch viele Einkäufer und Manager denken immer nur daran, dass sie die Preise auf der Kostenseite reduzieren. Das heißt, sie versuchen Druck auf die Dienstleister auszuüben, damit sie ihnen bessere Konditionen geben. Sie denken häufig, dass der billigste dann der beste für die Firma ist. Doch weit gefehlt. Wir zeigen, worauf es wirklich ankommt.

Warum der Preis einer Leistung nicht immer das Wichtigste ist

Ich nehme die Kuriere jetzt als Musterbeispiel dafür, was in einer Firma alles schief laufen kann, wenn man versucht krampfhaft zu sparen und sich dann doch ins eigenen Bein schießt. Im Controlling gibt es die sogenannten Prozesskosten. Solche Kosten entstehen dadurch, dass in der Firma intern jemand eine Tätigkeit ausführen muss, die durch einen Kostentreiber ausgelöst wurde. In der Buchhaltung zum Beispiel verursacht jede Rechnung eine Verarbeitungsaufwand. Selbst wenn nur wenige Euro berechnet werden, die Bearbeitung kostet immer gleich viel.

Hat eine Firma viele Rechnungen mit Kleinbeträgen, dann müssen dort mehr Buchhalter arbeiten als in einer Firma, die nur wenige Rechnungen bekommt, aber dafür mit großen Summen. Das gilt auch, wenn beide Unternehmen in Summe genau den gleichen Umsatz hätten. Es sind diese Kostentreiber, die dafür sorgen, dass manche Firmen übergroße Gemeinkostenbereiche aufbauen.

Leider denken viele Manager nicht in solchen Kategorien, weil sie vielleicht fachfremd sind oder das Thema nicht kennen. Daher schauen sie meist nur auf die Einkaufspreise und entscheiden anhand deren Höhe.

Einen guten Express Kurier macht jedoch nicht immer nur der Preis aus, sondern auch die Frage, inwiefern seine Dienstleistungen Auswirkungen auf die Prozesskosten haben.

Sehr wichtig ist zum Beispiel, dass Bestellungen schnell und einfach ablaufen. Ideal dafür ist zum Beispiel eine Online Eingabe-Maske, in der man einträgt wann, wo, was transportiert werden soll und der Fahrer kommt dann und holt es ab. Formulare, Papierkram, komplizierte Bestellprozesse würden nur Arbeitszeit auf Seiten des Kunden fressen. Daher müsste man einfach abwägen, wie oft bestellt wird und wie lange es dauert. Je schneller, desto besser für den Kunden.

Auch beim Thema Rechnungsstellung kann so einiges passieren. Wer zum Beispiel viele Pakete oder Sendungen verschicken muss, der hat einen Vorteil, wenn nicht jeder einzelne Vorgang abgerechnet wird. Stattdessen wäre es besser, wenn einmal pro Woche, 14 Tage oder pro Monat eine Sammelrechnung kommt, auf der sämtliche Lieferungen erfasst werden. So muss die Buchhaltung anstatt 100 vielleicht nur 12 Rechnungen pro Jahr bearbeiten. Wer das mit allen seinen Lieferanten so handhabt, der kommt mit einer kleinen Buchhaltung aus. Noch besser wäre es, wenn Bestell- und Bezahl-Sytem von Kurierdient und Kunde sich miteinander in der IT verzahnen lassen.

Daneben spielt natürlich eine Rolle, wie schnell der Dienst arbeitet und wie zuverlässig er ist. Was bringt es, ein paar Euro zu sparen, wenn man ständig anrufen muss, um eine Reklamation zu machen oder einen Fehler auszubügeln. Mangelnde Qualität hat einen viel höheren Preis als man denkt.

Erst, wenn man als Unternehmen solche Faktoren angemessen berücksichtigt und richtig nachrechnet, dann hat man den idealen Express Kurier gefunden und tatsächliche Einsparungen erzielt.