Kaufen statt mieten - was ist effizienter?

Kaufen statt mieten - was ist effizienter?

Als ich noch Controller war, beschäftigte mich permanent die Frage, wie wir in der Firma Kosten sparen können. Die meisten Leute beurteilen diesen Aspekt anhand einer zu einfachen Rechnung und katapultieren ihre Firma damit in die Kostenfalle. Das Zauberwort heißt in diesem Zusammenhang: Prozesskosten. Leider sind diese nicht immer Teil der Grundausbildung im BWL Studium. Daher tappen auch viele meiner "Kollegen" in diese Falle. Worum genau es geht, zeige ich euch an einem Beispiel.

Ich war mal bei einer Firma angestellt und die hatte einmal pro Jahr ein großes Event zu organisieren. Dafür stellte sich die Frage, ob wir uns selber darum kümmern, oder ob wir den Job der Eventlogistik an Externe vergeben. Meistens ist das Ergebnis einer solchen Kalkulation, dass es besser ist es per Outsourcing zu betreiben. Zumindest dann, wenn man es nicht mit einem total überteuerten Monopolisten zu tun hat, der astronomische Preise verlangt. Aber wie kommt das?

Stellt euch vor, ihr müsst ein Mega-Event organisieren und es gehört nicht zu euren Kernkompetenzen. Das heißt, ihr müsst euch eine Million Gedanken machen, wie man das alles am besten hin bekommt. Ein Spezialist auf diesem Gebiet muss das nicht mehr, denn er / sie macht das ja jeden Tag und kennt alle Abkürzungen. Das wäre schon ein Vorteil.

Wenn man auf das Angebot eines Anbieters für Event Mietservice schaut und sieht, dass es ein paar Euro mehr ist, als wenn man die Aufgabe den eigenen Mitarbeitern übertragen würde, dann täuscht dieser Eindruck. Was man oft nicht auf der Rechnung hat, das sind die Kosten in der eigenen Firma, die durch dieses Vorhaben ausgelöst werden:

  • Der Mitarbeiter braucht eine Aushilfe und besorgt sich einen Zeitarbeiter für einige Monate. Das heißt, die Personalabteilung muss Gespräche führen und zunächst einen besorgen.
  • Es muss Material eingekauft werden. Somit muss der Einkauf zig neue Lieferanten anlegen und Stammsätze erstellen.
  • Waren werden auf Lager genommen, die sonst nicht notwendig sind. Auch das muss abgewickelt werden.
  • Die Buchhaltung hat einen höheren Mehraufwand, weil sich sich mit fehlerhaften Rechnungen herumschlagen muss.

All diese Nebeneffekte nennt man Prozesskosten. Eine Entscheidung hat Einfluss auf viele weitere Abteilungen und erhöht deren Auslastung. Man sieht es nur nicht. Wegen einem Mal macht das jetzt nicht so viel aus. Aber wenn man solche Entscheidungen in der Firma häufiger so trifft, dann nimmt das Überhand. Dann müssen die Kapazitäten in der Buchhaltung, Einkauf, HR irgendwann erhöht werden und man wundert sich, warum man höhere Personalkosten hat.

Aus diesem Grund lautet die Devise: Arbeitsschritte, die nicht zur eigenen Kernkompetenz gehören, sind meistens, nicht immer, günstiger von Extern. Die Ursache ist eine Vermeidung von Prozesskosten.

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