Zeit und Geld sparen mit Dokument-Vorlagen

Zeit und Geld sparen mit Dokument-Vorlagen

Wenn es darum geht ein Unternehmen kostentechnisch auf Vordermann zu trimmen, dann sollten Sie sich immer an einen wichtigen Grundsatz halten. Jede Arbeit, die ein Mitarbeiter zentral erledigen kann, sollte auch wirklich nur von einem erledigt werden. Wenn Sie diese Regel im Kopf behalten, dann werden Sie ein echter Profi sein in Sachen Einsparung und Rationalisierung.

Das Grundprinzip der Rationalisierung

Jeder überflüssige Handgriff, den ein Mitarbeiter macht, vergrößert den Haufen Zeit, den er unproduktiv tätig ist. Resultat ist, dass der Gemeinkostenbereich irgendwann überquillt. Hier ein Beispiel:

Jede einzelne Abteilung in der Firma wertet am Monatsende die eigenen Kostenstellen aus. Dafür geben 20 Mitarbeiter die Daten der eigenen Abteilung in SAP ein. Jeder von ihnen braucht dafür 5 Minuten. So werden 100 Minuten Arbeitszeit für den Download in der Firma verbraucht. Würde ein Mitarbeiter für alle den Download machen und das File dann zentral ablegen, wäre es nur 5 Minuten Arbeitszeit.

Sie sehen den Unterschied?

 

Zentrale Vorlagen für alle sparen Geld

Dieses Prinzip lässt sich auch im Dokumenten-Management anwenden. Nehmen wir an, eine Firma hat 20 Abteilungen. Jede davon pflegt eigene Dokumente und Vorlagen für Rechnungen, Verträge und Präsentationen. Resultat ist, dass die Erstellung und Pflege viel Geld kosten. Zudem würden im Unternehmen und nach Außen immer Papiere kursieren, die nicht einheitlich aussehen.

Besser wäre es, wenn jemand ein zentrales Ablagesystem entwirft. Dort könnten alle Word Vorlagen, Präsentationen und Formulare abgelegt werden. Vorteil wäre, dass alle über ein gemeinsames Laufwerk zugreifen könnten. Zudem wären in den Formularen die meisten Felder schon vorgeblendet. So müssten dann nur noch die fehlenden Daten ergänzt werden.

Man kann diese Option in den Office Anwendungen ganz leicht aktivieren. Zum einen ist es so, dass man mehreren Nutzern gleichzeitigen Zugriff auf Files geben kann. Des Weiteren erlauben sie es explizit beim Speichern den Dateityp VORLAGE zu verwenden. Das ist eine Art schreibegeschütztes Format, welches jeder öffnen, aber ohne Berechtigung nicht ändern kann. Jeder muss sich eine Kopie ablegen und kann nur dort die Daten eintragen. So wird sichergestellt, dass keiner aus Versehen die Master-Dateien zerstört.

Eine Ablage erfolgt normalerweise auf einem zentralen Laufwerk. Möglich ist es aber auch im Intranet des Unternehmens einen Bereich anzulegen, wo solche Dateien abgelegt werden. Dort kann sich dann jemand um die Verwaltung kümmern. Bei jeder Änderung würden die alten Sachen dann aus dem Downloadbereich verschwinden und durch aktuelle ersetzt. So würde es vermutlich nie mehr vorkommen, dass jemand mit veralteten Präsentationen im Meeting oder beim Kunden auftaucht. Zudem spart es auch Zeit, weil man sich als Nutzer nur noch darum kümmern muss die Inhalte einzutragen.

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